Présents :
Manuel Hezkia
Alain Chaine
Marc Temperman
Eric Bienfait
David Vanlaere
Marie-Dominique Pavone
Fabrice Hayet
Bruno Viguié
Jean Pierre Vacher
Bertrand Delbar
Martine Vincent
Régis Rousseau

Absents excusés :
Claude Parisot
Mahndie Cotteaux

➢ Debriefing sur l’assemblée générale 06 Novembre 2015

Avec un taux de participation habituel, l’assemblée générale s’est déroulée dans un bon état d’esprit et a permis d’entériner les élections du nouveau bureau désormais opérationnel.
Il n’en résulte pas moins de certaines incompréhensions sur le fonctionnement du chapter exprimées par quelques membres, incompréhensions dues à un problème de communication. Dans la nouvelle organisation, des actions seront menées afin d’améliorer et de fluidifier le partage de l’information.

➢ Refonte du process de l’adhésion au Lille Europe Chapter

Adhérer au Lille Europe Chapter n’est pas un acte sans fondement. Etre membre du chapter, c’est adhérer à un état d’esprit, c’est en accepter les valeurs, c’est afficher une volonté de partage avec les autres, c’est être fier de la marque et de ce qu’elle représente, c’est avoir des droits mais aussi des devoirs…
Comme annoncé lors de l’A.G. l’adhésion au chapter et la remise des couleurs ne sera plus systématique. Le nouvel adhérent paiera sa cotisation lors de la remise de son bulletin d’inscription, ce qui lui donnera le droit d’intégrer le chapter et de participer à toutes les animations de ce dernier, à l’instar des autres membres. Une période probatoire dite « période de connaissance mutuelle » permettra au nouveau membre de découvrir le chapter, de se faire connaître par ses membres, de se faire sa propre opinion sur son organisation et son fonctionnement

En fonction de critères comme la participation à la vie du chapter, aux balades organisées et à l’état d’esprit, un vote à l’unanimité des membres du bureau validera ou pas la remise des couleurs officielles.
Couleurs qui seront remises lors d’une cérémonie officielle annuelle organisée lors d’une soirée à la concession de Seclin (Fin novembre, début décembre).
Il est à noter qu’à partir de 2016, sera mis en place uncahier de présence aux réunions mensuelles, que les membres présents émargeront à leur arrivée.

➢ Bénévoles

Une liste à jour des bénévoles (Road Captain et Safeties) sera proposée avant la fin de l’année afin d’être entérinée à la réunion du 23 Janvier 2016. Cette liste sera composée par Claude Parisot et Fabrice Hayet.

➢ Soirée de gala

En remplacement des repas de début et fin de saison, il sera proposé désormais une soirée de gala organisée en fin d’année. Repas et festivités seront au rendez vous. Marco et Eric sont chargés de faire des propositions aux membres du bureau.

➢ Le bar du club house

Il y a un réel besoin d’animation du bar en creux de saison, la réflexion est en cours. Eric Bienfait propose une collaboration avec un prestataire de distributeurs de boissons. Manu demande à voir le contrat de partenariat. Il est demandé par ailleurs un distributeur de friandises. Il est à préciser que ces distributeurs seraient à destination du chapter, des membres du personnel, et des clients de la concession.

➢ Site Internet Lille Europe Chapter

En vue d’une refonte totale du site du Lille Europe Chapter et compte tenu du fait qu’il n’y a pas de budget alloué à ce projet, deux solutions sont proposées : soit se mettre en contact avec des écoles informatiques afin de proposer le projet à un ou des étudiants, soit faire appel au volontariat parmi les membres du chapter. Contacter Manuel Hezkia dans ce cas de figure.

➢ Activités futures et organisation.

• Toute inscription à un évènement et/ou sortie devra faire l’objet d’un règlement total 8 jours avant la date prévue. Sans règlement, l’inscription ne sera pas valide.
• Des balades du samedi seront systématiquement organisées TOUS les samedis, dès lors qu’il n’y a pas d’autres sorties et/ou d’évènements prévus. L’objectif étant de rouler ensemble, de découvrir ou redécouvrir notre région sur de faibles/moyennes distances et de passer un moment convivial tous réunis. La destination de la balade fera l’objet d’une annonce sur le site le vendredi soir pour le lendemain ou se décidera au dernier moment.
• rassemblement à la concession à 14.00
• départ à 14.30
• retour aux alentours de 18.30/19.00
• Bertrand Delbar et Jean-Pierre Vacher prennent la responsabilité de l’organisation des balades du samedi.

➢ Sorties et évènements prévus pour 2016 (liste non exhaustive en cours de réflexion)

• 09 Janvier : Galette des rois
• 13 Février : Mardi gras Crêpes
• 12 Mars : Stage sécurité
• 19 Mars : Direction Pecquencourt
• 28 Mars : Direction Le Val Joly
• 02/03 Avril : Seclin Motor Show
o 02 Avril : Balade des nouveaux
o 03 Avril : Seclin Motor Show
• 05 au 08 Mai : Les Breizh Brothers
• 14/15 Mai : Vallée de la Meuse (24 personnes – organisateur Yves Lefevre)
• 16/17/18 Juin : Rallye HOG Europe
• En juin, date à déterminer : Ch’ti concessions tour – organisateur Bruno Viguié
• 1/2/3 Juillet : American Tours
• 16/17 Juillet : Hastings (visite privative de la Tour de Londres)
• 03/04 Septembre : Inter Chapter La Plaine
• 03 Décembre : Soirée de Gala – Thème : Les 15 ans du Lille Europe Chapter

Toute proposition de sortie et/ou d’évènement est la bienvenue…Ne pas hésiter à se rapprocher des membres du bureau.

➢ Planning des réunions de bureau

• Samedi 23 Janvier 9.30
• Samedi 20 Février 9.30
• Samedi 16 Avril 9.30
• Samedi 21 Mai 9.30

➢ Planning des réunions des membres

• Vendredi 29 Janvier 19.00
• Vendredi 26 Février 19.00
• Vendredi 25 Mars 19.00
• Vendredi 22 Avril 19.00
• Vendredi 27 Mai 19.00
• Vendredi 24 Juin 19.00