1) POINT SUR LA VISITE DU 1066 D’HASTINGS.
Les anglais ont été ravis de l’accueil que nous leur avons réservé. La date de jumelage se précise. Ce sera sans doute pour le mois d’avril ou mai 2012. Les anglais prévoient déjà de venir à 80 motos.

2) CADEAUX VOLONTAIRES
Cette opération est en cours. Nous allons la finaliser avant les élections.

3) ELECTIONS DU NOUVEAU BUREAU
Comme vous le savez, l’élection du nouveau Bureau approche.
La soirée des élections se déroulera lors de la soirée du Beaujolais Nouveau.
Il a été décidé que seules des listes de candidats pourront se présenter.
Une liste devra comporter 6 noms sans préciser les fonctions désirées.

Seuls les membres à jour de cotisation 2011 pourront voter ou se présenter à l’élection.

– Il a été décidé donc que les listes pourront être déclarées officiellement sur papier libre et devront parvenir sous enveloppe, à partir du 21 octobre 2011 à l’adresse de :

Marc Temperman, Président du Lille-Europe Chapter,
Harley-Davidson,
ZAC de L’Epinette
59113 Seclin

– La date officielle de clôture des dépôts de listes est fixée au 4 novembre 2011.
– La date des élections est fixée au 18 novembre 2011.
Pour les membres ne pouvant être présents lors des élections, des bulletins de vote seront téléchargeables sur le site du Chapter. Le bulletin devra être mis dans une enveloppe ne comportant aucune mention. Cette enveloppe sera mise dans une autre à l’adresse du Chapter, avec le nom du votant au dos afin de vérifier que ce membre est bien à jour de cotisation.
Nous reviendrons vers vous pour vous préciser les dernières modalités pratiques

4) QUESTIONS DES MEMBRES

A) Lors d’une « Sortie Chapter », serait-il possible d’avoir le drapeau (suivant disponibilités) afin d’immortaliser l’événement ?
Oui bien sûr, il suffit que l’organisateur de la sortie le demande à un des membres du Bureau et il lui sera fourni sans problème.

A chaque sortie un ou plusieurs membres prennent des photos… Ne pourraient-elles pas être systématiquement publiées sur le site ?
Afin de faciliter les échanges, il a été décidé qu’en priorité seraient publiées les photos des photographes officiels du Chapter. Néanmoins, en l’absence de ceux-ci, nous acceptons bien volontiers les photos des autres photographes.
Nous sommes obligés de faire des choix. En effet, si plusieurs membres envoient leurs photos, sur plusieurs semaines, nous ne pouvons attendre le bon-vouloir de tout le monde… Malgré l’avancée technologique représentée par le numérique, nous recevons encore de multiples photos floues, sur ou sous-exposées, mal cadrées. Les mêmes sujets pris par différentes personnes qui occasionnent des doublons…Une solution à envisager serait peut-être que chaque photographe crée lui-même un fichier Picasa et donne le lien au webmaster afin que celui-ci l’intègre sur le site.
Mais attention, cette solution peut provoquer un engorgement si tout le monde met n’importe quoi… L’idéal serait de publier des photos sous forme de reportage chronologique et de varier les prises de vues. Et d’éviter de prendre sa moto 5 fois sous tous les angles ou de prendre uniquement ses 2 ou 3 potes… Un petit texte explicatif serait le bienvenu. D’autre part sur le site Picasa vous pourrez légender vos photos.

C) Lors des différentes sorties du Chapter, il n’y a pratiquement jamais de représentation officielle du Bureau…
Je pense qu’il s’agit d’une vision pas tout à fait exacte, et il est injuste de dire que le Bureau n’est jamais représenté.
Par exemple pour l’année 2011 :
1) Pecquencourt : 2 membres du Bureau en permanence sur le stand.
2) Soirée Ouverture : Tout le Bureau présent.
3) Balade des Nouveaux : Tout le Bureau présent.
4) Ride en Anjou : 2 membres du Bureau Présents.
5) Visite du Chapter de St Maximin : Tous les membres du Bureau présents.
6) Journée Porsche : 3 membres du Bureau présents.
7) Grimaud : 1 membre du Bureau présent.
Ride en Bourgogne : 1 membre présent
9) Breizh Brothers : 1 membre ?
10) Berck : 3 membres présents
11) 10ème : Tous les membres du Bureau
12) Hastings : 2 membres…
Il y a quelques sorties, notamment le Samedi, où nous ne sommes pas présents…
Il n’y a aucune obligation à être présent à toutes les sorties… Le Bureau passe déjà beaucoup de temps dans la gestion du club et ses membres ont aussi une vie de famille.

D) Comme d’autres Chapters le font, peut-on ouvrir le Bureau (hormis la base) à d’autres membres dits “discrétionnaires”… Je pense aux responsables Road Captains (tête de convoi et queue de convoi…, Safetys, Photographes, Activités, Communications… ?

Si je comprends bien la question, je pense qu’elle n’est pas tout à fait bien posée.
En effet, le Bureau d’une association doit comporter certains postes de par la Loi.
Le Bureau est une instance légale.
Un Président, un ou deux vice-présidents, un secrétaire, et un trésorier à minima.
La Charte du HOG nous le demande, d’ailleurs.
Dans notre Chapter, en dehors du Bureau, nous avons nommé un Responsable des Road Captain, un Responsable des Safeties, un responsable des activités, un responsable des photographes et une responsable des Ladies.
Ces personnes ont été et seront encore sollicitées dans l’avenir et leur participation est primordiale pour le club.
Néanmoins, elles ne sont pas qualifiées quand à la représentation devant la loi et la gestion du club. Dans tous les clubs, tous les volontaires ne participent pas à certaines décisions. Multiplier les postes ne ferait qu’alourdir les procédures.
D’autre part les postes du Bureau font l’objet d’une élection, ce qui n’est pas le cas des postes de volontaires qui appartiennent à des commissions.

E) Le Bureau a décidé de ne pas participer officiellement au Téléthon, mais de créer un évènement caritatif indépendant… Lequel ?

C’est un sujet récurrent depuis deux ans. Il suffit de relire les compte-rendu de réunion de Bureau pour avoir l’explication. Je rappelle que certains évènements nous ont montré que le Chapter n’était pas couvert en tant que tel lors de certaines manifestations où nous faisions des baptêmes, notamment avec des enfants. Qu’en plus les décharges signées par les parents n’avaient aucune valeur légale.Qu’en plus, nous étions sollicités sans arrêt pour des œuvres caritatives et que nous ne pouvions toutes les honorer.
De plus, qu’il ne semblait pas logique de participer à des actions dans des villes fort éloignées de notre base, alors que nous ne faisions rien sur Seclin ou sur Lille. Nous avons donc réfléchi et nous avons pensé qu’il serait peut-être plus productif d’organiser un événement annuel CHAPTER et non pas nous greffer sur les choses existantes. Charge pour nous de déterminer lors de cet événement à quelle association iraient les fonds collectés… Le 10ème anniversaire nous a éloigné de ce projet et nous allons nous ré-atteler à cette tâche.
A ce sujet, il faudra s’interroger sur l’opportunité de participer à de tels évènements… En effet, de nombreux membres ne semblent pas intéressés…En général, il y a de 5 à 20 bikers en moyenne pour 150 membres…
Pour l’instant, ces évènements existent toujours et les membres peuvent y participer seuls ou en groupe, mais toujours à titre personnel et ne doivent en aucun cas se réclamer, au niveau de la participation, du Lille-Europe Chapter. Aucun logo du Club, ne doit figurer sur une affiche ou un flyer. De plus, nous vous rappelons qu’aucun membre en dehors du Bureau ne peut s’engager officiellement au nom du Chapter. L’année dernière, nous avons été obligés d’envoyer des courriers à des associations caritatives à ce sujet…

F) Une ou des vidéos, ou albums photos ont été réalisés lors de l’anniversaire du Chapter.
N’est-il pas possible de les diffuser sur les écrans (surtout le samedi) à la concession au lieu des images des USA ?

Régis Rousseau est en train de finaliser les documents. Sa charge de travail l’a empêché depuis les vacances de tout faire. Les écrans ne nous appartiennent pas. Ils sont à la concession et ont une vocation publicitaire.
Alain Chaine accepte de passer de temps en temps nos photos, mais en aucun cas, tout le temps et à la place des films promotionnels. Nous réfléchissons à l’acquisition d’un grand écran pour le club-house.

G) Vous aviez évoqué l’organisation d’un événement type 500 miles… Qu’en est-il ?
Là vous touchez un point sensible ! En effet, c’est un peu notre rêve d’organiser un événement annuel ou bisannuel incontournable dans le monde HD à Lille. Nous y réfléchissons et nous reviendrons vers vous à ce sujet, il est encore trop tôt pour en parler. Vous imaginez bien le boulot que cela représente. Et là-aussi, il faudra se poser la question du volontariat… Mais cela est une autre histoire.

H) Pouvez-nous nous parler des élections ? Comment vont-elles se dérouler ? Qui peut se présenter ?
Voir item numéro 3

I) A plusieurs reprises des nouveaux nous ont demandé comment faire pour acheter des pins, bananes ou autres choses le samedi après midi, alors qu’il n’y avait personne du bureau.
Peut-être faudrait-il les informer ?

Apparemment, après renseignements, ils sembleraient être venus pendant les vacances…
En général, il y un toujours un membre du Bureau, le samedi de 11H00 à midi et de 14H00 à 16H00 voire plus.
Les nouveaux peuvent aussi, profiter de la réunion mensuelle pour faire leur plein de goodies.
Là, aussi, nous ne pouvons garantir une présence permanente, vous imaginez bien pourquoi.

J) Est-il possible d’avoir accès aux compte-rendus de réunions du bureau (au moins pour les membres volontaires) ?

Tous les compte-rendus de réunion de Bureau sont envoyés systématiquement aux membres. D’autre-part, le dernier compte-rendu en cours est toujours affiché au Club-House. Et est aussi mis sur le site.
Il semblerait que certains membres n’aient pas reçu le dernier compte-rendu par mail, nous avons donc envoyé un exemplaire à nouveau

K) Quand aurons-nous la publication détaillée des comptes et finances du club ? Cela fait plus d’un an que nous ne sommes pas informés.

Les comptes seront publiés et exposés lors de l’assemblée générale qui précèdera la soirée des élections du Bureau. Ces comptes sont audités par le Bureau en permanence.

L) Pour des raisons personnelles, je n’ai pas renouvelé ma cotisation 2011 et je ne suis pas content que l’on ait coupé mon accès au site.

Comme expliqué lors d’un précédent compte-rendu, toute cotisation au Chapter non réglée au 30 avril de l’année en cours entraine la suppression de l’accès privé au site du Chapter. La partie publique restant toujours consultable. Le Bureau s’étonne d’une telle remarque venant d’un ancien membre présent à la réunion mensuelle. En effet, sans préjuger du passé, ni de l’avenir, l’ancien membre n’aurait même pas dû être présent lors de cette réunion, ni d’ailleurs venir avec son frère qui n’est pas membre du club. Nous avons néanmoins accepté leur présence. Quelques soient les raisons qui font qu’un membre ne règle pas sa cotisation, le Bureau n’a pas à statuer sur le bien-fondé d’un éventuel manquement.
Le paiement d’une cotisation fait foi de l’appartenance à un club, point final !
Ne serait-ce que par justice vis-à-vis des membres qui ont acquitté leur cotisation !

5) Date de la prochaine réunion de Bureau

Le 7 octobre à 18H00. N’oubliez-pas de nous envoyer vos questions.